Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
- Doel en opzet van Kunst in Ootmarsum
Kunst in Ootmarsum is een jaarlijks kunstevenement waarbij een gevarieerd aanbod van beeldende kunst wordt gepresenteerd aan een breed publiek. Het evenement heeft als doel kunst toegankelijk te maken, de ontmoeting tussen kunstenaars en bezoekers te stimuleren en de kwaliteit en diversiteit van de beeldende kunst te bevorderen.
Van deelnemende kunstenaars wordt verwacht dat zij voornamelijk eigen, originele werken exposeren. Het demonstreren van artistieke technieken en het geven van toelichtingen op het eigen werk wordt door de organisatie nadrukkelijk aangemoedigd.Het exposeren of verkopen van seriematig geproduceerde handelsproducten of andere niet-originele kunstuitingen is niet toegestaan, tenzij de organisatie hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft verleend. - Organisatie
Kunst in Ootmarsum wordt georganiseerd door de Stichting Kunst in Ootmarsum, gevestigd te Ootmarsum, hierna te noemen: "de organisatie". De organisatie bestaat uit vrijwilligers en draagt zorg voor de voorbereiding, uitvoering en coördinatie van het evenement. De organisatie behoudt zich het recht voor om beslissingen te nemen over de inrichting van het evenement, de toewijzing van standplaatsen, de deelname van kunstenaars en alle overige aangelegenheden die noodzakelijk zijn voor een ordelijk verloop van het evenement. - Locatie
Het evenement vindt plaats in en rondom de Simon en Judaskerk, het Kerkplein en de aangrenzende straten in het centrum van Ootmarsum. Daarnaast kan de organisatie, naar eigen inzicht en afhankelijk van de beschikbare ruimte, aanvullende expositielocaties beschikbaar stellen, waaronder zalen, galerieruimten en horecalocaties. Aan een voorkeur voor een specifieke locatie of standplaats kunnen geen rechten worden ontleend. De definitieve indeling van standplaatsen en expositielocaties wordt uitsluitend door de organisatie vastgesteld. - Standplaatsen
De organisatie stelt aan iedere deelnemer een standplaats beschikbaar in de vorm van een marktkraam of een pagodetent. Een marktkraam bestaat uit een metalen of houten constructie met een witte luifel en heeft een afmeting van circa 4 meter breed en 1,5 meter diep. Een pagodetent heeft een afmeting van circa 4 × 3 meter, is voorzien van witte zijwanden en kan met een ritssluiting worden afgesloten.
De organisatie brengt de deelnemerskaart aan op de toegewezen kraam of pagodetent. Per standplaats wordt één stoel beschikbaar gesteld. Bij een pagodetent wordt tevens één tafel verstrekt.
De deelnemer is verplicht de ter beschikking gestelde materialen zorgvuldig te gebruiken. Na afloop van het evenement dienen de verstrekte tafel en stoel(s) compleet en onbeschadigd in de lege kraam of pagodetent te worden achtergelaten. Schade of vermissing kan op de deelnemer worden verhaald. - Opbouw en openingstijden
Kunst in Ootmarsum vindt jaarlijks plaats in het laatste weekend van augustus. De officiële openingstijden van het evenement zijn:
- vrijdag: 11.00 uur tot 17.00 uur
- zaterdag: 11.00 uur tot 17.00 uur
- zondag: 11.00 – 17.00 uur.
De informatiestand van de organisatie is iedere dag vanaf 09.00 uur geopend.
Deelnemers melden zich iedere dag vóór opening van het evenement persoonlijk bij de informatiestand. Na aanmelding kan de toegewezen standplaats worden ingericht.
De standplaats moet vóór de openingstijd volledig zijn ingericht en gereed zijn voor ontvangst van bezoekers.
Het is niet toegestaan de standplaats vóór het einde van de officiële openingstijd af te breken of te verlaten zonder voorafgaande toestemming van de organisatie. De deelnemer volgt tijdens de opbouw, het evenement en de afbouw de aanwijzingen van de organisatie, hulpdiensten en bevoegde toezichthouders op. Vluchtroutes, nooduitgangen en brandblusvoorzieningen moeten altijd vrij toegankelijk blijven. - Deelname en toelating
Deelname aan Kunst in Ootmarsum geldt voor de volledige duur van het evenement. Gedeeltelijke deelname is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie.
Een inschrijving is uitsluitend geldig indien:
- Het digitale inschrijfformulier volledig en naar waarheid is ingevuld;
- Het verschuldigde inschrijfgeld volledig en binnen de gestelde betalingstermijn is voldaan;
- De deelnemer akkoord is gegaan met deze Algemene Voorwaarden.
Alle inschrijvingen worden beoordeeld door de selectiecommissie van Kunst in Ootmarsum. Deze commissie beslist zelfstandig over toelating tot het evenement. Over de selectie en de uitkomst daarvan wordt niet gecorrespondeerd. Het aantal deelnemers dat kan worden toegelaten is afhankelijk van de beschikbare standplaatsen, de kwaliteit en diversiteit van het aanbod en de geldende vergunningen, veiligheidsvoorschriften en overige gemeentelijke regelgeving. Deelname is strikt persoonlijk. Het is niet toegestaan de toegewezen standplaats geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde of een ander in plaats van de toegelaten deelnemer aan het evenement te laten deelnemen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie. - Deelnamekosten en betaling
De deelnamekosten zijn vermeld op het actuele inschrijfformulier op de website van Kunst in Ootmarsum. Het volledige deelnamebedrag dient uiterlijk binnen veertien (14) dagen na verzending van de bevestiging van deelname te zijn voldaan op bankrekeningnummer NL73 RABO 0305 9846 59 t.n.v. Stichting Kunst in Ootmarsum.
Indien de betaling niet tijdig en volledig is ontvangen, behoudt de organisatie zich het recht voor de deelname zonder nadere ingebrekestelling te annuleren. In dat geval vervalt het recht op de toegewezen standplaats en kan de organisatie deze aan een andere deelnemer toewijzen. - Annulering door de deelnemer
De organisatie maakt ruim vóór aanvang van het evenement kosten voor onder meer vergunningen, faciliteiten en reserveringen. Daarom gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:
- Bij schriftelijke annulering tot uiterlijk drie (3) weken vóór aanvang van het evenement wordt 50% van het betaalde deelnamebedrag gerestitueerd.
- Bij annulering binnen drie (3) weken vóór aanvang van het evenement bestaat geen recht op restitutie van het deelnamebedrag.
- Indien een deelnemer zonder voorafgaande annulering niet verschijnt, vervalt het volledige deelnamebedrag aan de Organisatie.
Een annulering is uitsluitend geldig indien deze schriftelijk of per e-mail door de organisatie is ontvangen. - Stroomvoorziening
Marktkramen zijn niet voorzien van een stroomaansluiting. Voor pagodetenten kan, uitsluitend indien dit vooraf bij de inschrijving is aangevraagd én technisch mogelijk is, een stroomaansluiting beschikbaar worden gesteld. De organisatie kan de beschikbaarheid hiervan niet garanderen. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor deugdelijk en veilig elektrisch aansluitmateriaal, waaronder een geschikte CEE-stekker (campingstekker), verlengkabels en overige benodigde voorzieningen. Alle gebruikte elektrische materialen dienen te voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften. - Publiciteit en gebruik van beeldmateriaal
De organisatie verzorgt de promotie van Kunst in Ootmarsum via onder meer websites, sociale media, drukwerk, advertenties, persberichten en andere communicatie-uitingen. De deelnemer wordt verzocht bij de inschrijving tijdig biografische informatie, afbeeldingen van kunstwerken en ander promotiemateriaal beschikbaar te stellen ten behoeve van deze publiciteit. De organisatie verwerkt deze informatie met de grootst mogelijke zorg. Kennelijke fouten of onjuistheden in publicaties geven de deelnemer geen recht op schadevergoeding.
Het door de deelnemer aangeleverde documentatiemateriaal wordt opgenomen in het archief van de Stichting Kunst in Ootmarsum. De intellectuele eigendomsrechten en auteursrechten op de aangeleverde afbeeldingen en kunstwerken blijven te allen tijde berusten bij de deelnemer.
Door deelname verleent de deelnemer aan de organisatie een niet-exclusieve, wereldwijde en kosteloze licentie om het aangeleverde beeldmateriaal te gebruiken, te publiceren en te reproduceren voor de promotie, verslaglegging, archivering en toekomstige edities van Kunst in Ootmarsum, zowel in gedrukte als digitale media. Hiervoor is geen aanvullende toestemming of vergoeding verschuldigd. - Toewijzing plaatsen
De organisatie bepaalt de definitieve indeling van het evenement en de toewijzing van alle standplaatsen. Hoewel de organisatie waar mogelijk rekening houdt met voorkeuren van deelnemers, kunnen aan een voorkeur of eerdere plaatsing geen rechten worden ontleend. De organisatie behoudt zich het recht voor de indeling en toegewezen standplaats, ook tijdens het evenement, te wijzigen indien zij dit noodzakelijk acht in verband met veiligheid, logistiek, organisatorische omstandigheden of het algemeen belang van het evenement. - Verkoop van kunstwerken
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de verkoop van zijn of haar eigen kunstwerken. Indien kunstwerken of andere toegestane producten te koop worden aangeboden, dienen deze duidelijk van een verkoopprijs te zijn voorzien. Kunstwerken zonder prijsvermelding worden geacht niet voor verkoop te zijn aangeboden. Alle verkopen worden rechtstreeks tussen de deelnemer en de koper gesloten. De organisatie is geen partij bij deze overeenkomsten en aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid. - Parkeren
In de omgeving van het centrum van Ootmarsum zijn diverse openbare parkeerterreinen op loopafstand van het evenement beschikbaar, waaronder:
- Smithuisstraat (Aula Ad Fontes);
- Sporthal De Schalm, Wildehof 2;
- Parkeerplaats Oldenzaalsvoetpad;
- Parkeerplaats Zwembad De Kuiperberg, Stobbenkamp.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het parkeren van voertuigen en eventuele daarmee samenhangende kosten. De organisatie wijst er nadrukkelijk op dat zowel op de Oost- als Westwal veel parkeerplaatsen uitsluitend voor aanwonenden (vergunninghouders) zijn gereserveerd. - Privacy
De organisatie verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die verband houden met de organisatie, uitvoering en promotie van Kunst in Ootmarsum. De wijze waarop de organisatie persoonsgegevens verwerkt, bewaart en beschermt is nader omschreven in de Privacy- en Cookieverklaring van Kunst in Ootmarsum, zoals gepubliceerd op de website. - Verwerking en bewaartermijn van persoonsgegevens
Door zich in te schrijven voor Kunst in Ootmarsum stemt de deelnemer in met de verwerking van de verstrekte persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie van het evenement.
De organisatie verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:
- de behandeling van de inschrijving;
- de communicatie met deelnemers;
- de organisatie en uitvoering van het evenement;
- administratieve verplichtingen;
- het informeren over toekomstige edities van Kunst in Ootmarsum, tenzij de deelnemer hiertegen bezwaar maakt.
De persoonsgegevens worden niet verkocht of verstrekt aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement, voortvloeit uit een wettelijke verplichting of hiervoor vooraf toestemming is verleend. De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. - Aansprakelijkheid
Deelname aan Kunst in Ootmarsum geschiedt volledig voor eigen rekening en risico van de deelnemer. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar kunstwerken, eigendommen, materialen, standinrichting en overige bezittingen gedurende de opbouw, het evenement en de afbouw. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, beschadiging of vernietiging van kunstwerken, eigendommen of materialen van deelnemers, noch voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde inkomsten, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de Organisatie.
De deelnemer is aansprakelijk voor schade die door hem of haar, diens medewerkers of hulppersonen wordt veroorzaakt aan eigendommen van de Organisatie, andere deelnemers of derden. De deelnemer wordt geadviseerd een adequate aansprakelijkheids- en goederenverzekering af te sluiten die dekking biedt gedurende het evenement. - Overmacht
Indien het evenement geheel of gedeeltelijk geen doorgang kan vinden of moet worden gewijzigd als gevolg van overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot extreme weersomstandigheden, pandemieën, brand, overheidsmaatregelen, terrorisme, stakingen, technische storingen of andere omstandigheden waarop de Organisatie geen invloed kan uitoefenen, is de Organisatie niet aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende schade. De Organisatie behoudt zich in dergelijke gevallen het recht voor het evenement te verplaatsen, aan te passen of te annuleren. Indien reeds gemaakte kosten daartoe aanleiding geven, kan de Organisatie besluiten het deelnamegeld geheel of gedeeltelijk niet te restitueren. - Slotbepalingen
In alle gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van de Stichting Kunst in Ootmarsum. Op deze Algemene Voorwaarden en op alle overeenkomsten tussen de Organisatie en de deelnemer is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de Stichting Kunst in Ootmarsum is gevestigd.
